Bewaarplicht Salarisadministratie | Hoe lang moet ik het bewaren?

De Belastingdienst zegt dat u als bedrijf uw financiële administratie 7 tot 10 jaar moet bewaren. Maar als uw onderneming groeit, kan dat een hoop ruimte of extra harde schijven in beslag nemen. In dit artikel leggen we u uit wat nou de regels zijn voor de bewaarplicht van uw salarisadministratie.

Particuliere bewaarplicht

In principe hoeven particulieren hun financiële papieren niet te bewaren. Niet op papier en niet digitaal. Loonstrookjes, jaaropgaven en bankafschriften mag u gerust door de papierversnipperaar halen en vervolgens weggooien. Niemand die u iets verplicht stelt

Maar mocht u het bijvoorbeeld niet eens zijn met een aanslag van de Belastingdienst, is het wel handig om daarvan bewijsstukken te hebben. Tot vijf jaar terug mag de Belastingdienst een navorderingsheffing sturen. Het is daarom aan te raden ook uw eigen financiële administratie vijf jaar te bewaren. Dat maakt het toch wat makkelijker om een bezwaarschrift in te dienen als u het er niet mee eens bent, en u vervolgens bewijsstukken kunt overleggen.

Bewaarplicht financiën bedrijven

De bewaarplicht van financiële gegevens voor bedrijven is zeven jaar. Dat geldt voor alle ondernemers, ook freelancers, zzp-ers, mkb-ers en grotere bedrijven. Dat is wettelijk zo geregeld in de zogeheten ‘fiscale bewaarplicht’. De volgende onderdelen beschouwt de Belastingdienst als basisgegevens die altijd zeven jaar bewaard moeten worden:

• grootboekrekening
• debiteuren- en crediteurenadministratie
• voorraadadministratie
• in- en verkoopadministratie
• loon- of salarisadministratie

Voor alle andere financiële gegevens kunt u afspraken maken met de Belastingdienst om ze korter dan zeven jaar te bewaren.

Tien jaar bewaren

Daarnaast zijn er de volgende gegevens die tien (!) jaar bewaard moeten blijven. Omdat er een herzieningstermijn is voor aftrek van onroerende zaken (bedrijfshuisvesting), moet u die gegevens tien jaar bewaren.

Ook zegt de Belastingdienst (bron) dat u uw volledige administratie tien jaar moet bewaren als u elektronische- of telecommunicatiediensten levert.

Hoe lang moet ik de salarisadministratie bewaren?

Het antwoord op de vraag ‘Hoe lang moet ik de salarisadministratie bewaren?’ is dus: Zeven jaar. Alhoewel er ook andere bedrijfsgegevens zijn die wel tien jaar bewaard dienen te blijven.

Mocht u echter stoppen met uw bedrijf (of het bijvoorbeeld verkopen), ontslaat dat u niet van de wettelijke verplichting om uw administratie zo lang te bewaren. Voldoet u niet aan de wettelijke bewaarplicht dan geldt dat als een strafrechtelijke overtreding, waar hoge boetes op staan.

Korter bewaren

Nu zijn er ook gegevens die u juist korter moet of kunt bewaren. Dat zijn meestal de paperassen die met personeel te maken hebben.

Bij een dienstverband vraagt u meestal om een kopie van een identiteitsbewijs. Deze moet u vijf jaar bewaren. Deze termijn geldt ook voor de loonbelastingverklaring en het verzoek om loonheffingskorting. Al deze zaken bevinden zich in het personeelsdossier.

AVG en bewaarplicht

Tegenwoordig hebben we ook te maken met de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG). Deze geeft geen concrete bewaartermijn, maar wel een richtlijn. Die bestaat eruit dat u uit oogpunt van privacy gegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is.

In de praktijk betekent dit dat u dat jaarlijks opschoont. Informatie die niet langer relevant is, verwijdert u. Mocht iemand vertrekken bij uw bedrijf, bewaart u alleen die zaken die nog relevant zijn.

Van een sollicitant die u niet aanneemt, bijvoorbeeld, verwijdert u binnen 4 weken zijn CV en sollicitatiebrief. Ook eventuele andere documenten die tijdens de sollicitatieprocedure zijn opgesteld (denk aan bijvoorbeeld Getuigschriften, proefopdrachten of psychologische onderzoeken) mag u niet langer bewaren. En verwijderen is ook echt verwijderen, dus bij voorkeur door de papierversnipperaar.

Op de site OndernemenMetPersoneel staat een handige checklist wat u elk jaar, nadat een werknemer is vertrokken, kunt vernietigen en wat u juist nog moet bewaren.

Hoe moet ik het bewaren?

Dat is misschien nog wel iets lastiger te beantwoorden. De Belastingdienst moet kunnen controleren of de gegevens kloppen. Een schriftje met een boekhouding is dan onvoldoende. De dienst wil dat bij een controle (binnen zeven of tien jaar) hetzelfde computerprogramma en de bestanden beschikbaar zijn.

Letterlijk stellen ze: “Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht.” Maar daar zijn wel weer uitzonderingen op, mits u aan bepaalde voorwaarden en eisen voldoet bij het in een andere vorm bewaren.