Het moment van indiensttreding is bepalend. Als op dat moment een kopie van een geldig identiteitsbewijs is gemaakt, is dit blijvend geldig. Bovendien bestaat er een bewaarplicht en mag de eerste kopie niet vernietigd worden. Die bewaarplicht geldt voor vijf volle kalenderjaren nadat een werknemer uit dienst is getreden.
Voor werknemers buiten de EER dient een werkgever ook een kopie van het nieuwe geldige identiteitsbewijs in het personeelsdossier te bewaren.
Bij een paspoort dienen alleen van de niet lege pagina’s een kopie te worden gemaakt. Aan de kwaliteit van de kopie zijn meerdere eisen verbonden. Het BSN nummer en het nummer en aard van het identiteitsbewijs moet duidelijk leesbaar zijn. Bovendien moet de foto goed herkenbaar zijn.