Of een stagiair op de loonlijst geplaatst moet worden is afhankelijk van de beloningsvorm. De Belastingdienst heeft dat recentelijk nog eens verduidelijkt. De mogelijkheden waar u mee te maken kunt krijgen laten we hieronder zien:
Uw stagiair ontvangt een beloning voor arbeid (bijv. het minimumloon). In dat geval dient u de stagiair te administreren als werknemer. De beloning dient dan te worden uitgekeerd via de salarisadministratie, waarbij de loonheffing zal worden ingehouden en de werknemersverzekeringen worden berekend.
Uw stagiair krijgt een stagevergoeding maar aanzienlijk minder dan een beloning voor arbeid. De stagevergoeding dient te worden verloond via de salarisadministratie, waarbij de loonheffing wordt ingehouden en de werkgeversheffing ZVW wordt berekend. De stagiair is verzekerd voor de Ziektewet en de Wajong maar er hoeven geen premies werknemersverzekeringen betaald te worden.
Uw stagiair ontvangt alleen een onkostenvergoeding. Een voorbeeld is een reiskostenvergoeding voor woon-werk verkeer. Er is dan geen sprake van een dienstbetrekking en de vergoeding hoort niet thuis op de loonlijst.
De stagevergoeding wordt rechtstreeks aan de opleidingsinstantie betaald en uw stagiair krijgt zelf geen beloning. In deze situatie hoeft u de stagiair niet in de salarisadministratie op te nemen. Dat geldt ook voor eventuele onkostenvergoedingen.