Als werkgever dient u bij indiensttreding van een nieuwe werknemer verplicht te vragen naar een geldig indentiteitsbewijs. De werknemer dient het identiteitsbewijs (het originele document) aan u te tonen en u controleert het op echtheidskenmerken en geldigheid. Tevens moet u de nationaliteit vaststellen en bepalen of de werknemer vrij in Nederland mag werken.
De volgende documenten worden geaccepteerd als identiteitsbewijs:
NB: Een rijbewijs is als indentiteitsbewijs bij indiensttreding van een nieuwe werknemer niet toegestaan omdat de nationaliteit niet wordt vermeld.
U dient zelf een duidelijk leesbare kopie (zowel van de voor- als achterkant, met identificerende gegevens en herkenbare pasfoto) van het identiteitsbewijs te maken. De kopie ID moet ten minste 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband is beëindigd worden bewaard in de personeelsadministratie.
Verder heeft de werkgever een zorgplicht: alle werknemers die voor hem werken, dus zowel de eigen werknemers als de inleenkrachten, moeten op het werk altijd een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen.